Тема № 2 Безбумажная технология подготовки документов.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Функции, требования и эффективность электронного документооборота

Виды систем электронного документооборота

Заключение

Список использованной литературы 3

4

6

9

13

14

ВВЕДЕНИЕ

Безбумажный рабочий процесс - это процесс работы документов, представленных в электронном виде. Безбумажный рабочий процесс отличается от электронного документооборота тем, что в электронном документообороте можно частично или полностью дублировать бумажный процесс. Безбумажный рабочий процесс подразумевает полный отказ в использовании бумаги и перенос только в электронный формат. Примерами процессов, в которых возможен полный переход к работе в электронной форме, являются: процесс подготовки и проведения собрания или процесса согласования заявок на оплату.

После согласования проекта документа он отправляется по маршруту для подписания одобрительному лицу. Система документооборота позволяет выполнить эту процедуру в электронном виде. Утверждающий видит электронный образ документа, как будто он работает с бумажным документом. Кроме того, для просмотра доступен электронный лист согласия. Чтобы подписать документ, подтвердителю нужно нажать кнопку «Утвердить» на карточке документа.

В процессе согласования или подписания документа можно использовать электронную подпись документа, чтобы сделать подписанный документ юридически значимым. Система управления документами позволяет вам подписать документ и проверить подписи в документе. Безбумажный рабочий процесс предполагает использование электронного документооборота. Это гарантирует неизменность электронного документа с момента его подписания и подтверждает авторство подписавшего.

Подписанный электронный документ может быть зарегистрирован автоматически или, в зависимости от настроек маршрута, может быть отправлен Регистратору для присвоения номера и вставки карты документов в требуемый файл.